Introduction

La rétrospective étant pour moi le meilleur moment d’un sprint, j’ai voulu écrire quelques lignes (voire pages…) afin de vous partager ma retro sur un an de retro. C’est l’occasion de vous parler des formats utilisés, ce qui a fonctionné, ce qui a moins fonctionné et comment j’aborde cet exercice.

Comment je prépare cette cérémonie ?

Bon histoire d’enfoncer des portes ouvertes, je vais commencer par dire que je les prépare. Cela peut sembler évident, mais dans des expériences précédentes, j’ai côtoyé des Scrum Masters qui choisissaient les activités pendant les retros en fonction du résultat de l’activité précédente (de ce qu’ils disaient). Je dois avouer que le résultat (actions choisies en fin de retro) n’était globalement pas très bon (c’était pas non plus la cata à chaque fois faut pas exagérer). Ce qui ressortait souvent pendant le ROTI (Return On Time Invested) de fin de retro, c’était que l’enchaînement des activités était assez décousu, qu’il n’était pas évident de tirer certains sujets d’activité en activité voire qu’on tournait en rond entre elles, qu’on faisait toujours les mêmes…

Bref, fort de ces expériences en tant que participant, je me suis juré de pas commettre les mêmes erreurs. Du coup, je me suis demandé quels sont les critères qui feront que je dirais qu’une retro est réussie ? Voici la liste des critères selon moi :

  • La retro est préparée.
  • Les formats sont variés d’une retro à l’autre.
  • Les formats sont fun. Quand le thème du format est fun les participants sont, en général, dans de meilleures dispositions pour s’exprimer.
  • Tout le monde peut s’exprimer.
  • Les actions prises sont SMART
  • Le ROTI est bon !!! (C’est la consécration ultime)

Tu vas finir par nous les donner tes formats ?!!

Je ne peux plus reculer, il est maintenant temps de vous parler des formats que j’ai utilisé. Bon je vais quand même vous avouer que les formats, je ne les ai pas inventés mais, parfois, modifiés ou adaptés pour les rendre plus fun ou plus pertinents. Si vous êtes Scrum Master j’imagine que vous savez où trouver des formats de retro (parce que oui je vais certainement sur les même sites que vous), mais pour les autres, voici 2 sites où il y a de quoi faire :

– Bon bah voila maintenant conclusion ! 
– Bouuuuuh. REMBOURSEZ, REMBOURSEZ…
– Rembourser quoi c’est gratuit ?!!
– Ouai bah remboursez quand même !
– Bon OK je vais vous lister tous les formats un par un que j’ai utilisés… Heureusement que je trace tout ça dans des comptes rendus !!

Turn the table

Ceci est la première retro que j’ai animée quand je suis arrivé chez le client. Pour rappel, les sprints font 3 semaines et je suis arrivé une semaine avant la retro. Je connais que très peu les équipiers et je nage pour comprendre le contexte technique et fonctionnel… Tic tac tic tac, pas l’temps d’niaiser faut que je trouve un truc simple et efficace : 

Rétrospectives Agiles — La rétrospective « Turn the tables » 

Ça fera bien l’affaire ! Et bien oui… déjà parce que le principe est qu’un équipier écrit des points positifs et négatifs sur des post-it et que ses voisins les lisent et les expliquent. Ont-ils bien compris ce qu’il a voulu dire ? Ont-ils la même perception du sprint ? Cela m’a permis de jauger l’équipe sur ces points là et pour un début de mission, c’est quelque chose d’assez intéressant. Cela n’empêche pas de le faire à d’autres moments bien-sûr 

Maintenant le juge de paix, il en dit quoi ? Je dois avouer que je ne me souviens pas vraiment. Déjà parce que c’était il y a un peu plus d’un an et aussi je n’ai aucune trace du ROTI dans ce compte rendu de retro. Les erreurs de jeunesse…

Timeline

Voila 2ème retro, j’ai 3 semaines pour trouver quoi faire. Si vous avez eu le courage de lire tout ce que j’ai écrit avant de parler des formats, nous utilisons SAFe avec une découpage en PIs composés de 3 sprints de production et un d’innovation et planification. Cette 2ème retro est celle du dernier sprint de production du PI. N’ayant assisté qu’à la moitié du PI, c’est le moment de sortir un format qui me donnera de l’information sur ce qui s’est passé avant mon arrivée. BOUM timeline sur tout le PI :

Animer une rétrospective projet | OCTO Talks ! 

Bonne idée sur le papier, mais les résultats sont différents de ce que j’aurais pensé. Déjà, une chose qui m’avait même pas traversé l’esprit au moment de choisir l’activité, c’est qu’entre le premier jour du PI et cette retro il s’est passé 3 sprints de 3 semaines soit 9 semaines. Les équipiers ne se souvenaient pas tellement de ce qui s’est passé en début de PI et même au début du dernier sprint !!! Du coup la timeline était peu chargée au début et très chargée à la fin. Ce qui est intéressant c’est que ce qui était en début de timeline était systématiquement positif. C’est beau, mais si on veut s’améliorer il ne faut pas totalement oublier le négatif ! Du coup l’une des actions prises a été de créer une retrobox dans l’openspace. L’idée est de prendre une boîte (à chaussure par exemple) et de laisser des post-it à côté pour que chaque équipier puisse noter des choses qui se sont passées pendant le sprint dont il voudrait en parler pendant la retro, mais qu’il a peur d’oublier. Un an plus tard on l’utilise toujours !

Le juge de paix : 3.75/5 Pourquoi cette note ? il y a eu un 2 car la personne n’était pas concernée par les sujets discutés. Pour les autres, je ne sais pas… On s’améliore, j’ai les notes et le commentaire de la plus mauvaise note, je ferais mieux la prochaine fois !

Inspection

Cette retro est particulière car nous n’avons pas parlé du sprint précédent mais de nos pratique Scrum. J’ai choisi de faire ça car cela fait près de 2 mois que je suis sur cette mission et j’ai noté des dysfonctionnements ou des pratiques étonnantes. Aidé par un coach agile qui est intervenu pendant l’une de mes précédentes missions, j’ai proposé que l’on inspecte nos pratiques afin de savoir si l’on respectait les principes de scrum et de SAFe. Ce coach m’avait déjà bien mâché le travail sur la partie Scrum, je n’ai plus qu’à compléter pour rajouter la dimension SAFe.

L’inspection se fait sur 3 axes :

  • Rôles Scrum
  • Cérémonies Scrum
  • Artefacts

A la fin nous obtenons un radar qui nous montre qu’en gros on est moyen sur ces 3 axes : 

Radar de résultat

En bref c’est bien mais pas top (comme le commissaire Bialès)…

Le juge de paix : 3.2/5, pas top non plus. Mais pourquoi une telle note ? Déjà les actions que l’on a voulu prendre, il n’y en a qu’une liée à nos pratiques et ça a été un peu la galère pour trouver quelque chose. La deuxième concernant le format de ce fichier ! 

Le feedback global des équipes suite ROTI est que l’initiative de l’auto-inspection est une bonne chose mais le format… (aïe première « mauvaise » retro) Il y avait trop de points à discuter et la différence entre certains points n’était pas toujours bien comprise.

Ce que j’ai retenu de cette retro : L’auto-inspection c’est bien, mais si c’était à refaire (je devrais car le but est de constater l’évolution au fil du temps mais cette retro m’a quelque peu échaudé) je ne ferai pas ça pendant une retro et je pense que je découperai le fichier en plusieurs session voire je rationaliserai les points abordés dans ce fichier.

Retro Star Wars

Bon après cette dernière retro, il faut relever la barre. Tâchons de trouver un thème plus fun et revenir sur ce qui s’est passé pendant le dernier sprint. Ayant des équipes de geek, le thème était facile à trouver STAR WAAAAAAAAAAARS ! C’est un format assez connu et il est disponible ici : 

Rétrospective agile sur le thème Star Wars | OCTO Talks ! 

Dès l’entrée des participants dans la salle, mon entrain du début est victime d’un tacle les 2 pieds en avant sans même jouer le ballon :

– On a déjà fait une retro Star Wars !

– :s

– Ah mais c’était pas pareil, et on avait pas des dessins comme ça.

– 🙂

C’est vrai que j’aime bien faire des supports avec un minimum de graphisme.

Le juge de paix : 3.62/5, c’est mieux ! Le feed back de l’équipe est que le sprint s’étant bien passé, il n’y avant pas grand chose à se raconter. Cependant ils ont vraiment apprécier le format.

Speed boat/Speed car

Les 2 formats utilisés pour les 2 prochaines retros sont similaires. Malgré l’écart de temps entre ces retros (on a eu un sprint d’innovation et le PI planning entre 2) ils s’en sont aperçus, ce qui m’a valu de me faire charrier. « Tu t’es pas foulé avec la speed car, c’est comme le speed boat ». Oui et non le speed boat que j’ai présenté est un peu plus complet car on ajoute la notion d’aide avec la bouteille, de rocher et d’objectif avec l’île (ici ils donnent leur propre objectif pendant le sprint). Voici un peu de détail sur ces formats et les supports que j’ai fait :

Vous noterez (ou pas parce que la photo est trop petite) le nom du bateau qui est une référence à Dexter. J’essaye de mettre quand je peux des références plus ou moins cachées dans les supports, ça plaît à l’équipe ! 

Les actions à mener sont sortie naturellement lors des discussions sur les différents sujets abordés.

Ici, le moteur nous fait avancer et le parachute,qui est recouvert par des post-it (oui les dragsters ont des parachutes pour freiner en plus de freins « normaux »), nous freine.

Après avoir discuté librement des sujets principaux, pour faire ressortir des actions, j’ai utilisé le jeu de la perfection : 

https://retromat.org/fr/?id=20

Le juge de paix :

  • 3.14/5 C’est la rechute !!! Beaucoup de sujets abordés « traînent » depuis plus d’un an (perché, j’étais pas encore là^^). Du coup ils ont l’impression de perdre leur temps.

– Question, qu’avez-vous fait pour améliorer les choses ?
– Bah on a tenté « ça » mais on a pas réussi. Du coup on a laissé tombé parce qu’on avait d’autres actions plus faciles à faire.
– Hum, ils faut peut-être prendre moins d’actions quitte à ce qu’elles soient plus grosses mais qu’on se donne les moyens de les mener à bien.
– Ouais on peut tenter, on verra bien.

         Cool même quand le ROTI n’est pas bon on arrive à en tirer des enseignements !!!

  • 4.5/5 sur la speed car. Malgré le format similaire, ils ont apprécié (heureusement que j’avais une 2ème activité inédite !) Les actions prises seront bénéfiques pour l’équipe. Cool !!! Serait-ce l’apogée des retros de l’année ?!!

Amazon, Oscar et Matrice d’apprentissage

Etant de plus en plus à l’aise avec cet exercice, je me tourne de plus en plus vers des compositions d’activités plutôt que des formats « clés en main ».

  • Pour cette retro on commence avec le commentaire amazon : 

https://plans-for-retrospectives.com/fr/?id=18

Chaque équipier note le sprint de 0 à 5 étoiles et marque un commentaire pour explique sa note.

  • On enchaîne avec l’oscar des stories : 

https://plans-for-retrospectives.com/fr/?id=54

Ici on élit la story la plus mieux (Bernard Pivot, c’est cadeau), la plus nulle et une 3ème catégorie à la discrétion de l’équipe (ici, la plus relou mais utile)

Notez la photo dédicacée de Leonardo Di Caprio himself !!!

  • Enfin pour trouver des actions, la matrice d’apprentissage :

https://plans-for-retrospectives.com/fr/?id=9

Le juge de paix : 4/5. Voila une rétro qui s’est bien passée, les actions donnent satisfaction à l’équipe ! Surtout qu’en plus on a décidé d’aller boire des bières tous ensemble un soir !!! 

Blanc manger retro

Nous voilà dans une configuration particulière, nous sommes en plein mois d’août et le chassé-croisé des vacances ce n’est pas que sur la route mais aussi dans l’openspace. Du coup on se retrouve avec les gens qui ont passé presque tout le sprint à travailler partis en vacances et les gens présents à la retro ont travaillé 2 jours sur le sprint.

Si je leur propose un format « traditionnel » je vais au casse-pipe, ils n’auront rien à dire !!! Heureusement j’ai ce petit jeu que j’ai trouvé il y a quelques mois et que je garde sous le coude pour de telles situations, le Blanc Manger Retro. (adaptation du jeu Blanc Manger Coco, plutôt trash et très humour noir) qui est disponible ici : https://coach-agile.com/retrospective-agile-blanc-manger-retro/ 

Le principe, un maître du jeu lit un texte à trou. Chaque équipier a des cartes qui permettent de compléter ce texte. On donne des points à la plus drôle et à la plus constructive/pertinente.

Le juge de paix : Pas de ROTI ce coup-ci mais tout le monde a bien rigolé et a pris conscience du point de vue de certaines personnes sur notre équipe, notre travail. A coup sûr si je retombe dans ce genre de configuration je referais ce jeux !!!

Twitter

Après la classique météo pour lancer la retro, j’ai utilisé l’activité Twitter (il y a d’autres formats proposés sur cette page, mais je ne les ai pas expérimentés) : 

https://blog.xebia.fr/2017/11/16/agile-a-chaque-sprint-sa-retrospective-les-funs/

C’est une sorte de timeline, mais sur une période plus courte. On y encourage les gens à mettre des hashtag (mot-dièse pour ceux qui tiennent à franciser tous les termes possibles), des @ et des smileys.

Pour les actions je les ai forcé à ce qu’elles soient bien SMART (j’avais un peu baissé ma garde dernièrement) en utilisant ce format : 

Afin de <objectif à atteindre>

Nous allons <action à faire>

Avant <notion de temps>.

Nous saurons que nous aurons réussi quand <mesure de réussite>.

Le juge de paix : 4.4/5, malgré un format simple cela a permis à l’équipe de parler des problèmes qu’il y a eu pendant ce sprint (parce qu’il y en a eu pas mal quand même !) et de mettre en place des actions pour ne pas que ça se reproduise.

Plaisir Gain

Après le très connu One Word pour lancer la retro (http://www.funretrospectives.com/one-word/), j’ai utilisé l’activité plaisir gain afin de collecter des informations sur ce qui s’est passé pendant le sprint : 

http://www.funretrospectives.com/pleasure-and-gain/

L’avantage de cette activité c’est de s’apercevoir qu’un même élément ne génère pas le même plaisir et qu’on y voit pas tous le même gain. C’est l’idéal pour lancer des discussions sur ces sujets.

Pour les actions j’ai utilisé garder, abandonner, démarrer qui est classique mais efficace : 

https://retromat.org/fr/?id=38

Le juge de paix : 3.8/5, pas trop mal. Ici le format a été bien reçu et l’équipe est globalement satisfaite des actions.

Retro vers le futur

On arrive a celle que j’ai dans les tuyaux depuis un moment et qu’il me languissait de faire. J’étais tellement motivé que je voulais que tout le monde soit là, personne en vacances . Autant vous le dire tout de suite le format est très similaire à la retro Star Wars, mais les références me plaisent encore plus : 

Rétro vers le futur | OCTO Talks ! 

J’ai pris beaucoup de plaisir à piocher dans la banque d’image de la saga 

Le juge de paix : 3.9/5, certaines personnes doutent de la possibilité d’améliorer certaines choses avec les actions que l’on a (s’ils avaient voyagé dans le futur le ROTI aurait été meilleur) et pour les autres c’était une très bonne rétrospective.

Car retro et Jeopardy

J’ai tout d’abord commencé par demander aux équipiers de comparer le sprint à une marque de voiture et d’expliquer leur choix : https://luis-goncalves.com/car-brand-exercise-retrospective/

Ce qui semblait original s’est avéré être un peu casse-gueule. Etant un énorme fan de voiture, je me suis un peu emballé sur le nombre de marques et le choix des marques. Tout le monde ne les connaissaient pas ou ne savaient pas ce qu’elle représentaient de particulier… L’activité est sympa, mais attention à ne pas vous emballer comme moi. Ou assurer-vous de leur connaissance sur le sujet avant.

J’ai eu beau chercher, je n’ai pas trouvé d’activité autre que la speed car pour récolter des données sur le sprint. Comme je l’ai déjà fait et qu’en plus elle ressemble à une précédente, j’ai préféré faire Jeopardy 

http://coach-agile.com/2013/11/animer-votre-retro-tentez-jeopardy/

Excellent exercice ludique et fun. Cependant, il peut être très consommateur de temps.

Pour les actions, j’ai ressorti le format SMART. Non pas qu’il était nécessaire comme la dernière fois de recadrer la définition des actions, mais c’est surtout que c’est aussi une marque de voiture 

Le juge de paix : 3.1/5, un ROTI somme toute assez moyen… Que dis-je une dinde ! Et oui la dernière retro qui a lieu le dernier jour avant les vacances de Noël (le site du client ferme), du coup la motivation n’était pas vraiment là. Cela ne nous a pas empêché de trouver des actions.

Lean Café

Pour démarrer cette retro, j’ai choisi l’histogramme du bonheur :

https://retromat.org/fr/?id=59

Seul ajout de ma part, je leur ai demandé d’écrire un mot sur leur post-it pour justifier le choix.

Pour la collecte d’information, j’ai choisi un format que j’ai vraiment trouvé bon, le lean café : 

https://plans-for-retrospectives.com/fr/?id=51

  • Chacun écrit les sujets qu’il voudrait évoquer – 1 sujet par post-it
  • Placer les post-it sur un tableau. Chacun décrit son sujet en une ou deux phrases. Les post-it sur le même sujet sont regroupées
  • Tout le monde vote par point pour les deux sujets qu’ils veulent évoquer
  • Trier les post-it selon les votes
  • Débuter par le sujet avec le plus grand intérêt
  • Démarrer un chrono pour 5 minutes. Lorsque le chrono sonne, tout le monde lève ou baisse le pouce. Si les pouces levés sont majoritaires, le sujet est relancé pour 5 minutes. Si les pouces baissés l’emportent, on enchaîne sur le sujet suivant.

Arrêter une fois que le temps consacré à l’activité est écoulé.

Pour les actions j’ai ressorti le garder, abandonner, démarrer : 

https://retromat.org/fr/?id=38

Le juge de paix : 4.25/5, en voilà un bon ROTI !!!

Du coup il manquait quoi pour que ce soit parfait ?

Bah si on avait choisi les actions dans la foulée de la discussion de chaque sujet ça aurait été nickel !

Damn it !!! Ce petit faut pas m’a probablement coûté mon meilleur ROTI de toute ma carrière !!!

Départ d’un équipier

Et oui quand on est dans l’informatique on travaille souvent avec beaucoup de prestataires et ce genre de situations arrive régulièrement. Nous avons la chance d’avoir peu de turnover dans l’équipe, cependant un équipier a choisi de trahir ses pairs et d’aller voir si l’herbe est plus verte ailleurs (c’est de l’humour bien-sûr on lui en veut pas ! Après quand on su que sa mission était toujours chez le même client mais pour un service qui utilise notre plate-forme, on a beaucoup rigolé, lui moins ^^). Du coup pour son départ j’ai repris un principe simple de notation du sprint mais la mesure est en nombre de Tibo (le prénom du traitre ^^). Cela a fait fuser quelques vannes bien placées (mais toujours bon enfant) :

C’est quoi la meilleur note 1 Tibo ou 5 Tibo ?

Pour collecter des infos sur le sprint, j’ai choisi le Mad Sad Glad : https://retromat.org/fr/?id=7

Je vous avoue avoir espéré un troll qui mette Tibo dans Glad, mais non il est apparu dans Sad. L’heure des vannes a laissé place à l’émotion.

Pour les actions, j’ai utilisé le cercle d’influence : https://retromat.org/fr/?id=29

Les catégories n’étaient pas assez simples à appréhender. Certes les équipiers se posaient la question « dans quelle catégorie va cette action« , mais cela n’a pas abouti sur des discussions constructives qui auraient pu être utiles à la réalisation de l’action. Je ne réutiliserai probablement pas ce format, ou du moins pas en l’état.

Le juge de paix : 4/5, étonnement le ROTI est bon malgré cette dernière activité un peu confuse. Mais cette rétro a été plus courte, 1h20 au lieu de 2 heures. Il n’y avait pas eu de problème pendant le sprint donc on a fait court. Ça compte aussi dans le ROTI 

Retro Johnny

A que c’est la dernière retro en date que j’ai faite à l’heure où j’écris ces quelques lignes pages. Bon, pour tout vous dire je roule en Harley et l’équipe me charrie souvent en disant « t’as une Harley t’es fan de Johnny« . Bon, en fait non, mais pour prendre ma dose de vannes je me suis dis, tiens si je faisais une retro Johnny ?!! Quelques recherches plus tard et avec l’aide d’un ancien collègue Nicolas, me voila avec un support de base que je vais améliorer : 

https://www.fenikso.fr/blog/la-retrospective-johnny-hallyday/

Contrairement à ce qui est proposé dans le support de base le démarrage sera « Sur ce sprint on a… ALLUMEEEEEEEEEEER LE FEU » (oui il y a une faute mais c’est l’orthographe du titre…). Chaque équipier dit avec quoi il a allumé le feu du silex, allumette, briquet, chalumeau au lance-flamme et écrit sur son post-it à quel moment il a allumé le feu.

Pour collecter les informations, j’ai utilisé le best of proposé dans le format avec un support un peu plus élaboré (mettre les pochettes d’album et des citations ça amuse l’auditoire ).

Pour les actions j’ai légèrement modifié la façon de faire avec 2 sous-catégories :

  • Team Laura & David, on améliore l’existant
  • Team Latiatia, on tente quelque chose de nouveau

Ça a fait beaucoup rire les gens ^^ et ça a permis qu’ils se posent la question « est-ce qu’on peut améliorer certaines choses pour résoudre nos problèmes ? » Ceci avant de filer vers les actions retenues pour le prochain sprint.

Le juge de paix : Petite citation de Johnny pour illustrer le ROTI.

Tu te rends compte que si on avait pas perdu une heure et quart, on serait là depuis une heure et quart. Johnny Hallyday, 2002, Course du Paris-Dakar

Oui oui, c’est une vraie citation !!! Johny Halliday au Paris Dakar – YouTube 

La note est de 3.9/5, globalement l’équipe est contente de la retro. Même s’il n’y a pas eu de problème majeur pendant le sprint les discussions ont été intéressantes.

Conclusion

Voila un an de retro s’est écoulé et j’ai déjà exploré pas mal de formats. Bon, je ne vous ai pas présenté toutes les retros. J’en ai sauté quelques unes, celle où je suis en vacances qui est animée par un équipier, 2-3 retros peu inspirées où j’ai recyclé des activités déjà faites.

Je ne dirais pas que mon stock est épuisé mais il est déjà bien entamé. Heureusement qu’on fait pas des sprints de 2 semaines ! Du coup j’en profite pour jeter une bouteille à la mer… Vous avez quoi comme format à partager ???

Ce que je retiens de cette année de retro, c’est qu’en tant que Scrum Master il y a vraiment moyen de s’amuser avec les formats tout en étant productif et ça c’est génial. 

Mes actions :

  • Trouver de nouveaux formats
  • Ne pas aller trop loin au risque de perdre mon auditoire !!!
  • Ne jamais réutiliser ce qui n’a pas fonctionné en l’état

J’espère que ce billet vous aura été utile. En tout cas moi ça a été l’occasion de faire le point sur tout ce que j’ai fait et de me remémorer mes succès et mes échecs. Si je faisais un ROTI sur la rédaction de l’article, je mettrais 4/5. Pourquoi pas 5 ? J’ai peur que ce soit un peu trop long et que vous n’ayez pas eu le courage d’aller jusqu’à ces dernières lignes…

Si vous avez des questions, postez les en commentaire, je tâcherais d’y répondre.